预约演示前应准备哪些业务现状信息：一份企业服务系统选型清单

预约演示前，建议准备十类业务现状信息：客户与线索、产品与服务目录、报价与利润、合同与签署、回款与订单、交付与工单、供应商与成本、财务与对账、绩效与提成、证书与续费。每类信息不需要完美，但应能说明当前用什么工具、由谁负责、数据存在哪里、常见问题是什么。带着这些信息看演示，才能判断系统是否匹配真实业务，而不是只看功能列表。

直接回答：先准备十类业务现状信息

预约演示前，最值得准备的不是一份冗长的需求文档，而是一份能说清“现在业务怎么跑”的现状清单。对于跨境企业服务、财税服务、知识产权服务、公司注册与秘书服务、企业咨询与项目交付等机构，建议从以下十类信息入手：

1. 客户与线索：客户资料存在哪里、由谁跟进、线索状态如何记录。
2. 产品与服务目录：服务大类小类、标准价格、办理周期、所需资料、续费周期。
3. 报价与利润：报价怎么制作、价格与成本口径是否统一、预计利润怎么算。
4. 合同与签署：合同模板、签署状态、扫描件、回款关联、到期提醒。
5. 回款与订单：已收未收金额、分期回款、回款后如何创建订单。
6. 交付与工单：一个订单拆成哪些工单、负责人、进度、截止日期、附件。
7. 供应商与成本：供应商档案、报价版本、成本变化、默认供应商。
8. 财务与对账：资金账户、收支流水、收款凭证、自动匹配、分类汇总。
9. 绩效与提成：员工档案、绩效规则、业务提成、月度工资、社保、个税。
10. 证书与续费：证书编号、注册日期、到期日期、申报周期、续费提醒。

这份清单本身就是一份企业服务系统选型清单。你不需要在演示前把所有数据整理成完美表格，但需要能回答：这些信息现在在哪里、谁在用、哪里最容易出错。

为什么预约演示前要准备业务现状信息

很多选型失败，不是因为系统功能不够，而是因为演示时只看了功能，没有对照自己的业务现状。常见的管理问题包括：

• 客户资料分散在微信、Excel和个人电脑中；
• 报价依赖人工制作，价格、成本和利润口径不统一；
• 合同、回款、订单和交付之间相互脱节；
• 一个订单包含多个服务，进度、资料和责任人难统一；
• 供应商报价分散，成本变化不能及时掌握；
• 财务流水、业务收入和员工绩效难以对应；
• 员工变化后客户和业务资料难完整交接；
• 管理层缺少及时、统一的经营数据。

如果你带着这些现状去演示，就能把“这个功能有没有”变成“这个功能能不能解决我的具体问题”。例如，当对方展示报价功能时，你可以直接问：多产品组合报价时，标准价与成交价、优惠管理、供应商成本、预计利润能不能放在同一张报价里？多版本报价和修改记录怎么保留？报价确认后如何转合同？

第一类：客户与线索现状

需要准备的信息包括：客户基本资料、联系方式、所属公司、客户来源、负责人、跟进记录、线索状态、标签、转化情况。

整理时重点回答三个问题：

• 客户资料目前主要存在哪里？微信、Excel还是个人电脑？
• 线索从获取到转化，中间经过哪些状态？谁负责更新？
• 员工离职或换岗时，客户资料和跟进记录能否完整交接？

第二类：产品与服务目录现状

企业服务机构的服务往往跨国家、跨大类小类，产品目录不统一，报价和交付就容易乱。需要准备：国家、服务大类和小类、标准价格、办理周期、所需资料、办理流程、后续维护、默认供应商、供应商成本、续费周期、到期规则、周期申报要求。

整理时不必追求一次到位，可以先列出最常卖的十到二十个服务产品，标注它们的标准价格、供应商成本和续费周期。

第三类：报价与利润现状

报价是选型中最容易暴露口径问题的环节。需要准备：多产品组合报价、标准价与成交价、优惠管理、供应商成本、预计利润、多版本报价、修改记录、确认与拒绝、报价转合同、无合同业务快速转订单。

重点回答：

• 现在报价由谁制作？用Excel还是其他工具？
• 标准价、成交价、供应商成本和预计利润是否在同一处计算？
• 报价修改后，历史版本能否追溯？
• 报价确认后，如何进入合同或订单？

第四类：合同与签署现状

需要准备：合同模板、客户与公司信息自动填充、产品和金额带入、在线调整、版本管理、签署状态、扫描件、OCR核对、回款关联、到期提醒。

整理时关注：合同模板有多少种？客户和公司信息目前是手工填写还是从其他系统带入？合同签署后，扫描件和回款如何关联？合同到期提醒由谁负责？

第五类：回款与订单现状

需要准备：记录已收与未收金额、分期回款、回款确认后创建订单、按服务产品拆分工单、带入客户和公司资料、生成交付待办。

重点回答：回款确认后，订单是创建还是手工创建？一个订单包含多个服务时，如何拆分工单？客户和公司资料如何带入工单？交付待办由谁生成、谁跟进？

第六类：交付与工单现状

需要准备：负责人、工单状态、办理进度、截止日期、客户资料、动态业务字段、附件、操作日志、证书信息、延期预警、交付确认。

交付是服务机构的核心。整理时列出最常见的工单类型，说明每种工单需要哪些资料、经过哪些状态、由谁负责、如何确认完成。

第七类：供应商与成本现状

需要准备：供应商档案、联系人、服务国家、资质文件、报价版本、成本变化、评价、最低成本对比、默认供应商、报价审核后参与成本计算。

重点回答：供应商报价分散在哪些地方？成本变化如何掌握？同一服务是否有多个供应商可选？默认供应商如何确定？

第八类：财务与对账现状

需要准备：资金账户、收支流水、账单导入、收款凭证、自动匹配、对账、分类汇总、账户余额、月度趋势、现金流、退款、财务报告，以及合同金额、回款、供应商成本、订单利润和员工绩效的关联。

整理时关注：财务流水与业务收入能否对应？收款凭证如何匹配？退款如何处理？管理层能否看到月度趋势和现金流？

第九类：绩效与提成现状

需要准备：员工档案、薪资结构、考勤、绩效规则、业务提成、月度工资、社保、个税、工资审核、员工成本与利润分析。

重点回答：业务提成按什么规则计算？绩效规则是否清晰？工资审核由谁负责？员工成本与利润能否对应到具体业务？

第十类：证书与续费现状

需要准备：证书编号、注册日期、到期日期、申报周期、续费提醒、续费报价、后续工单。

整理时列出证书类型、到期规则和申报周期，说明目前如何提醒客户、如何生成续费报价、如何创建后续工单。

演示时怎么用这份清单

智帛（AISILK）的定位是面向企业服务机构的AI智能体操作系统，支持标准源码交付和客户自有服务器私有化部署，贯穿获客、成交、交付与经营核算。

边界提醒：哪些信息不必在演示前准备

另外，模型负责理解、提取、生成和建议；系统规则负责金额、状态、权限与校验；价格、合同、付款和审核等关键事项由人员确认。

下一步：把清单变成选型问题